Le seul magazine virtuel spécialisé en Franchise au Québec
Accueil > Articles

5 conseils à suivre pour un mariage heureux avec son fournisseur externe

Ecrit par : ADP Canada
2006-08-15

Depuis plusieurs années déjà, les entrepreneurs et les dirigeants d’entreprises, faisant face à une concurrence féroce ainsi qu’à une pénurie de main-d’œuvre spécialisée, se sont graduellement tournés vers des pratiques leur permettant de se concentrer sur la croissance de leur entreprise. Ils ont choisi de s’éloigner progressivement des tâches administratives quotidiennes à faible rendement que suppose la gestion globale d’une entreprise.

En réalité, nombre de propriétaires d’entreprises et de gestionnaires s’entendent pour dire que ces fonctions accaparent beaucoup de temps et de ressources. Les grandes, aussi bien que les petites entreprises, confient ainsi plusieurs services administratifs à des fournisseurs externes. La gestion de la paie et des ressources humaines sont parmi les services administratifs les plus souvent imparties. La complexité de la gestion d’un service de paie, avec toutes ses particularités de conformité législative, a poussé les gestionnaires à confier cette tâche à des experts en la matière. À titre d’exemple, les nombreux changements législatifs relatifs aux prestations d’assurance parentale, ainsi que les nombreux calculs de déductions à la source, exigent souvent des services de paie qu’ils reforment ou rééquipent leurs employés et leurs systèmes afin de se conformer à nouveautés. Il ne faut donc pas s’étonner de voir tant d’employeurs se tourner vers l’impartition en tant que solution d’affaires stratégique.

Une fois la décision prise de confier à un fournisseur externe une partie ou l’ensemble des services administratifs de son entreprise, il faut s’assurer que ce nouveau partenariat soit établi sur des bases solides pour l’avenir. Le choix du sous-traitant est donc crucial. Voici cinq conseils à suivre lors du choix d’un fournisseur de services aux employeurs.

1. Faire ses devoirs
Lorsque vous êtes à la recherche d’un fournisseur de services aux entreprises, présélectionnez quelques entreprises qui répondent à vos critères de base. De cette liste, assurez-vous de demander des références pour chacune des entreprises retenues, et surtout, vérifiez-les! Assurez-vous que l’entreprise possède une expérience concrète dans votre secteur d’activités et qu’elle témoigne d’un rendement éprouvé dans l’industrie. Il est aussi important d’examiner le nombre de clients que possèdent ces entreprises et la durée de leurs relations d’affaires. Ces renseignements devraient contribuer à vous rassurer sur la réputation du fournisseur. Ce n’est qu’une fois cette étape franchie que vous pourrez commencer à faire un choix éclairé.

2. Bâtir une relation de confiance
Il est aussi essentiel, pour assurer la réussite d’une relation d’affaires, que les deux partenaires soient sur la même longueur d’onde. Pour bâtir une relation de confiance avec votre fournisseur de services, il est nécessaire que les deux parties aient une bonne connaissance de leurs méthodes de travail respectives ainsi que des cultures d’entreprise compatibles. Investissez le temps et l’énergie nécessaires pour faire connaissance avec le représentant du fournisseur afin de bien évaluer sa personnalité et son professionnalisme, puisque vous devrez collaborer ensemble sur une base régulière. Assurez-vous que vous serez en mesure de communiquer et de négocier efficacement dans différentes situations. La décision finale de choisir un fournisseur plutôt qu’un autre, à compétences égales, repose souvent sur la personne avec laquelle vous aurez à traiter.

3. Assigner un seul interlocuteur
Bien que le fournisseur rencontre souvent plusieurs de vos employés au début du processus, assurez-vous de nommer un seul interlocuteur avec lequel il traitera au jour le jour, afin de maintenir le cap et d’éviter la confusion. Cette personne devrait faire partie des services des ressources humaines, de la paie ou de l’informatique. Elle devrait, de plus, occuper un poste d’un niveau hiérarchique lui permettant de prendre des décisions stratégiques et budgétaires. Il faudra également que cette personne se rende accessible et disponible pendant le processus d’étude et d’implantation. Cet interlocuteur devra également faire preuve d’ouverture d’esprit et être d’accord avec le processus d’impartition; il ne doit pas démontrer de ressentiment envers la délégation des tâches touchées par l’impartition.

4. Rédiger un contrat qui prévoit les changements
Confier la responsabilité de l’ensemble de votre service de paie à un fournisseur de services aux employeurs ne doit pas se faire sur un coup de tête. Les deux parties doivent s’entendre sur leurs responsabilités respectives afin d’éviter la confusion et les conflits potentiels. La négociation prudente d’un contrat de service exige du temps et une préparation soignée. Le contrat doit être suffisamment précis et spécifier clairement toutes les conditions nécessaires, tout en allouant une certaine souplesse qui permettra aux parties de s’adapter aux conditions changeantes du monde des affaires d’aujourd’hui. Il faut donc prévoir la possibilité de changements par écrit. Cela étant dit, il ne doit pas y avoir trop de place pour l’interprétation; il sera donc utile d’envisager la plupart des situations qui pourraient se présenter et de les mettre par écrit.

5. Planifier ensemble
Vous embauchez un expert en impartition afin de bénéficier de ses connaissances et de son expertise dans le but d’accroître la rentabilité de votre entreprise. Rien n’est plus décourageant ou inquiétant pour une entreprise de services aux employeurs nouvellement embauchée que de se voir remettre un « projet d’impartition » tout bien ficelé. Consultez les experts que vous avez embauchés avant de préparer votre projet destiné à répondre aux besoins croissants de l’entreprise. En travaillant en collaboration avec votre fournisseur, vous obtiendrez de meilleurs résultats et vous établirez une relation de confiance dès le début.

La gestion de la paie : un casse-tête législatif pour les franchisés

Pour plusieurs franchisés, qui font face aux mêmes soucis de gestion que bien des petites et moyennes entreprises, l’impartition de leurs services de paie est devenue une solution tangible au casse-tête législatif que représente la gestion quotidienne de cette tâche. Lorsqu’on comprend la complexité de la gestion d’un service de paie qui rémunère plusieurs employés ayant des statuts, des conditions et des horaires de travail différents, la décision de s’en remettre à des professionnels dans le domaine s’impose.

Pour la franchise Muffin Plus et Café Dépôt, qui emploie plusieurs centaines de travailleurs au Québec, le choix de confier la gestion de leur système de paie à l’externe en était une d’économie de temps et d’argent. « La complexité réside dans le fait que plusieurs employés des franchises sont des travailleurs, pour la plupart, à temps partiel, parfois des étudiants ou des travailleurs saisonniers, qui occasionnent des changements fréquents dans la gestion de la paie », explique Madame Line Couvrette, Contrôleur chez Café Dépôt et Muffin Plus, cliente chez ADP Canada depuis plus de trois ans. Mme Couvrette est le dernier maillon de la chaîne de confirmation de la paie de tous les employés des franchises corporatives de la bannière Café Dépôt et Muffin Plus. « L’élément essentiel que je recherche chez mon fournisseur de services de paie c’est la flexibilité. Le fournisseur externe doit être en mesure de s’adapter aux spécificités de son client », rajoute-t-elle.

D’ailleurs, pour répondre aux besoins particuliers de ses clients, le fournisseur de services externe doit offrir un service à la clientèle personnalisé. « L’élément primordial d’un bon fournisseur de services aux employeurs c’est la qualité de son service à la clientèle », souligne M. André Poitras, propriétaire d’une franchise Boston Pizza à St-Bruno, sur la rive sud de Montréal. M. Poitras, client chez ADP depuis la pénétration de la bannière Boston Pizza au Québec, il y a un peu plus d’un an, croit que la rapidité avec laquelle le fournisseur externe réagit influence grandement sa productivité. « Ce que je considère capital dans une relation avec un fournisseur de paie c’est de sentir qu’il a une personne-ressource qui est attitrée à mon dossier et qui peut répondre rapidement à toutes mes questions, au moment où ça compte. » D’ailleurs, un des moments qu’il considère crucial c’est la période d’implantation et de formation, où le client doit sentir qu’il est appuyé dans le processus. « Si mon fournisseur externe résout mon problème presque instantanément, je pourrai donc consacrer la majeure partie de mon temps à des aspects plus stratégiques de mes opérations », conclut-il.

La relation qu’une entreprise établit avec un fournisseur de services est généralement une relation à long terme. Ainsi, les entreprises ne doivent pas seulement tenir compte des facteurs énumérés ci-dessus, mais évaluer régulièrement leur fournisseur en fonction de ces critères. La relation entre les deux parties doit être extrêmement étroite. Il ne faut pas oublier que chaque entreprise possède une culture unique et si le partenaire d’affaires ne travaille pas assez étroitement avec son client pour bien la connaître (et vice versa), les deux parties auront beaucoup de difficulté à s’entendre.

ADP Canada est le chef de file canadien des services aux employeurs, aidant plus de 50 000 clients à augmenter leur productivité, à se conformer aux règlements, à améliorer le maintien de leur effectif et à maîtriser leurs coûts. La gamme complète des produits et services d'impartition traditionnels et sur Internet offerts par ADP Canada comprend la gestion de la paie, des ressources humaines, des heures et des présences, ainsi que des services de santé et sécurité au travail, de consultation et d'impartition complets. ADP gère la paie d’un Canadien sur cinq.

kjhjh jhjkhkj kjhk