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Qu'est-ce que la Loi Sarbanes-Oxley et comment affecte-t'elle la gestion de vos affaires?

Ecrit par : ADP Canada
2006-09-15

Puisque la gestion de la paie, des ressources humaines et des avantages sociaux génèrent un grand nombre de transactions financières qui représentent des sommes importantes sur les états financiers d’une société, leur gestion est soumise à l’alinéa 404 de la Loi Sarbanes-Oxley (SOX) et de l’Instrument multilatéral (IM) 52-1111 des Autorités canadiennes sur les valeurs mobilières (ACVM). La conformité avec les législations existantes en matière de rémunération et de déduction s’avère une source de préoccupation importante pour les gestionnaires d’entreprises. Depuis peu, l’obligation de se confirmer à la loi SOX et les IM de l’ACVM crée des obligations additionnelles à cet égard. La législation américaine et la réglementation canadienne à ce sujet sont en constante évolution et imposent continuellement de nouvelles contraintes aux sociétés ouvertes, cotées en bourse. Le processus de conformité avec ces nouvelles réglementations requiert ainsi une attention particulière de la part des gestionnaires.

D’où provient la Loi Sarbanes-Oxley?

La Loi Sarbanes-Oxley (SOX) a été sanctionnée aux États-Unis en 2002 au lendemain d’une série de grands scandales financiers impliquant des sociétés ouvertes comme Enron, WorldCom et Tyco. L’objectif de la loi SOX était de rétablir la confiance des investisseurs dans les marchés et de prévenir d’autres cas de fraude par des entreprises. Les agences réglementaires canadiennes n’ont eu d’autre choix que d’adopter des réformes similaires, puisque 15 % des sociétés canadiennes dont les actions étaient transigées à la Bourse de Toronto étaient également cotées à la bourse américaine. Cependant, les agences réglementaires canadiennes ont adopté une approche moins coercitive et mieux adaptée au contexte canadien. Il est également important de souligner qu’aussi bien aux États-Unis qu’au Canada, cette réforme réglementaire est un processus en constante évolution. Au Canada, les Autorités canadiennes sur les valeurs mobilières (ACVM), suite à des consultations exhaustives avec les commissions des valeurs mobilières des provinces et des territoires, ainsi qu’avec de nombreuses parties prenantes, ont introduit une série d’instruments et de politiques nationales, appelés Instruments multilatéraux (IM), de façon à prendre en considération les dispositions les plus importantes de la loi SOX.

Dispositions applicables au Canada

Le premier règlement, déjà en vigueur, exige une attestation des rapports annuels et trimestriels, en plus d’obliger les entreprises canadiennes à se doter de contrôles et de procédures de divulgation en matière de rapports financiers. Le deuxième règlement, également en vigueur, propose de nouvelles normes ainsi qu’un rôle élargi pour le comité de vérification. Le troisième règlement (IM 52-1111), celui qui nous intéresse particulièrement, concerne les contrôles internes et exige que les entreprises procèdent à des vérifications détaillées de tous leurs processus comptables internes et qu’elles les soumettent à leurs vérificateurs externes afin qu’ils rendent un avis à cet effet. Ce règlement entrera en vigueur progressivement durant une période de quatre ans, à compter des années financières se terminant le, ou après le, 30 juin 2007.

Difficultés relatives à la conformité législative

Les entreprises s’emploient continuellement à optimiser leurs processus administratifs afin de se concentrer sur leurs activités principales, génératrices de revenus. C’est donc pour cette raison que nombreux gestionnaires choisissent de confier à l’externe certains aspects de leur gestion administrative qui requièrent souvent beaucoup de temps et d’argent. Suite à l’application de la loi SOX en 2002 et des IM de l’ACVM, la conformité avec cette nouvelle législation, si complexe de par sa propre nature et ses nombreux changements, crée un fardeau administratif additionnel. Pour les gestionnaires qui ont déjà choisi l’impartition de certains services, tels que la gestion de la paie ou des ressources humaines, le souci de se conformer à cette nouvelle réglementation est amoindri par le fait que la majorité des fournisseurs de services de gestion impartis doivent également suivre les règlementations de la loi SOX et s’assurent de les suivre pour leurs propres clients.

Une autre difficulté au plan de la conformité réside dans le fait que les systèmes de gestion interne des entreprises n’ont pas été conçus pour s’arrimer à une réglementation d’une telle envergure. Ces systèmes internes, au-delà des coûts visibles et connus, entraînent souvent des dépenses d’exploitation importantes (par exemple des coûts fixes liés aux immobilisations ainsi que les coûts de mise à niveau de la main-d’œuvre, des équipements et des systèmes). Ces coûts importants contribuent au phénomène de résistance aux changements qui augmentent ainsi les risques de non-conformité.

Transparence et divulgation des états financiers

La loi SOX et les Instruments multilatéraux fixent de nouvelles normes pour les sociétés ouvertes. Ces règlementations ont entraîné des changements et des améliorations importantes dans la gestion des documents, la communication de l’information financière, la vérification des états financiers, etc. Ces règles exigent que les entreprises et leurs vérificateurs valident et attestent tous les processus visés par ces nouveaux règlements afin de s’assurer qu’ils soient dotés de contrôles internes satisfaisants. Lorsqu’une entreprise choisit de confier à un fournisseur externe des fonctions ou des activités administratives, la majorité des vérifications et des contrôles internes est accomplie par le fournisseur externe et non par l’entreprise. D’ailleurs, lorsque les services faisant l’objet d’une impartition affectent la façon dont les transactions financières sont saisies, enregistrées, traitées et rapportées dans les états financiers, ces services devront faire l’objet d’une vérification. L’attestation de conformité prendra la forme d’un rapport SAS 70 Type II pour les sociétés ouvertes dont les titres se transigent à la bourse américaine et/ou un rapport ICCA 5970 pour les sociétés cotées à la bourse canadienne. Ces rapports sont directement transmis aux vérificateurs externes de l’entreprise ouverte. Par ailleurs, il est entendu que l’entreprise demeure responsable de ses contrôles financiers. Cependant, le risque de non-conformité est amoindri lorsque l’entreprise transige avec un fournisseur de services aux employeurs réputé.

Puisque l’objectif ultime de la loi SOX et des IM est de démontrer la crédibilité des sociétés ouvertes auprès des investisseurs, aucun compromis ne doit être toléré dans l’atteinte des objectifs de conformité. De plus, les entreprises devraient saisir cette occasion pour revoir, normaliser et améliorer l’efficacité de leurs processus et leurs méthodes de contrôles internes. Enfin, une régie interne irréprochable, ainsi que des contrôles et des pratiques exemplaires de divulgation d’information, contribuent à la bonne réputation d’une société, une valeur prisée des investisseurs.