Le seul magazine virtuel spécialisé en Franchise au Québec
Accueil > Articles

L'école se termine bientôt mais la gestion inhérente à l'embauche de travailleurs saisonniers ne fait que commencer!

Ecrit par : ADP Canada
2007-05-15

Conseils à l’intention des employeurs qui embauchent des employés saisonniers

Au cours des prochaines semaines, les universités et les collèges du Canada se videront et de nombreux employeurs chercheront à profiter de cette nouvelle vague d'étudiants compétents et zélés qui souhaitent travailler pendant l'été. Pour les étudiants, les vacances sont l'occasion de gagner un peu d'argent – cet argent dont ils ont tant besoin! Mais, selon ADP Canada, si les employeurs n'adoptent pas des règles strictes en ce qui concerne le traitement de la paie et la formation de ces nouveaux employés, ils risquent de nombreux tracas administratifs.

« Les étudiants représentent une main-d’œuvre temporaire peu coûteuse, mais, pour Revenu Canada, ils ne sont pas très différents d'un PDG. C’est pourquoi, nous conseillons aux employeurs de faire les choses selon les règles de l’art», explique Angela Haier, vice-présidente, Solutions pour les petites entreprises, ADP Canada. « De plus, lorsque le percepteur d'impôt se manifeste, en avril, il pourrait d’ailleurs communiquer directement avec l'étudiant si quelque chose cloche.»

Un grand nombre d'employeurs embauchent des étudiants ou des employés saisonniers pour leur donner un coup de main pendant les mois plus occupés de l’été. Ils doivent donc calculer et traiter les déductions à la source, les paies de vacances et les avantages sociaux ainsi que produire les formulaires T4 et les relevés d'emploi pour un plus grand nombre d'employés.

ADP Canada propose donc quelques conseils en matière de gestion de la paie des employés saisonniers. Voici quelques erreurs à éviter:
  • Traiter les étudiants en emploi d’été ainsi que les travailleurs saisonniers comme tous les autres travailleurs.
    • Donc, les employeurs doivent remplir les formulaires TD1 des gouvernements fédéral et provincial et si l’employé est âgé de plus de 18 ans, il devra cotiser au Régime de pensions du Canada.
    • De plus, il ne faut pas omettre d’indiquer le numéro d’assurance social de l’étudiant afin que celui-ci puisse remplir sa déclaration de revenus.
  • S’assurer que l’adresse postale du travailleur saisonnier est correcte et complète.
  • Les étudiants déménagent souvent, donc, à titre d’employeur vous devez vous assurer de connaître l’adresse postale où se trouvera votre employé en février afin de lui faire parvenir son formulaire de T4.
  • Les étudiants doivent être avisés de donner une autre adresse à leur employeur, par exemple, l’adresse de leurs parents.
  • Dans la plupart des provinces, les employeurs n’ont pas à accorder de congés payés aux étudiants qu’ils embauchent. Cependant, les étudiants ont droit à une paie de vacances et les employeurs doivent s’assurer de respecter les exigences prévues dans la loi à ce sujet.
En plus de tracas administratifs liés à la gestion de la paie des employés saisonniers, nombreux employeurs doivent également s’attarder à la formation et la supervision de ces nouveaux travailleurs afin d’éviter des conséquences désastreuses en matière de santé et sécurité au travail.

Les statistiques sont en effet révélatrices. En 2006, la CSST dénombrait 17 138 lésions professionnelles chez les travailleurs âgés de 24 ans et moins, soit une moyenne de 1 428 événements par mois! Ces lésions peuvent briser des vies et détruire les rêves des jeunes adultes qui en sont victimes. Plus encore, chaque année, 11 jeunes meurent au travail. Surpris? Sachez que, proportionnellement parlant, les travailleurs de moins de 25 ans subissent une fois et demie plus d’accidents de travail que leurs aînés. De nombreux facteurs expliquent ces chiffres alarmants:
  • Amorçant leur parcours professionnel, les jeunes ont peu ou pas d’expérience.
  • Les jeunes sont bien souvent soumis à des contraintes de travail : manipulation de charges lourdes, travail répétitif, horaires irréguliers, etc.
  • Les travailleurs âgés de moins de 25 ans changent fréquemment d’emploi.
  • Certains travailleurs éprouvent même un sentiment d’invulnérabilité ou tout simplement de la fatigue et du stress.
  • Les jeunes ne connaissent pas leurs droits et leurs responsabilités en matière de santé et de sécurité, ni d’ailleurs ceux de l’employeur.
Surtout, les jeunes reçoivent peu ou pas de formation en santé et en sécurité au travail et ils sont plus souvent qu’autrement mal informés de la nature des risques présents dans l’entreprise. Quand on sait que la moitié des lésions chez les jeunes surviennent dans les six premiers mois d’un nouvel emploi, on comprend l’importance, pour un employeur, de bien les intégrer dans le milieu de travail.

Souhaiter la bienvenue n’est pas suffisant…

Il ne faut pas perdre de vue que tout employeur doit « informer adéquatement le travailleur sur les risques reliés à son travail et lui assurer la formation, l’entraînement et la supervision appropriées afin de faire en sorte que le travailleur ait l’habileté et les connaissances requises pour accomplir de façon sécuritaire le travail qui lui est confié » (art. 51.9 LSST). Que le travailleur soit embauché à titre permanent ou temporaire, à temps plein ou à temps partiel, la même obligation prévaut.

L’accueil d’un nouvel employé va donc au-delà d’un simple mot de bienvenue. Certains points doivent impérativement être abordés pour une intégration réussie du travailleur. En voici une liste qui, sans être exhaustive, vous aidera à créer un programme d’accueil et d’intégration:
  • la politique d’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail;
  • les consignes de sécurité et les règles de santé et de sécurité au travail;
  • les responsabilités et les droits du travailleur et de l’employeur en matière de santé et de sécurité;
  • les personnes-ressources en santé et en sécurité au travail et leur rôle (membres du comité, représentant à la prévention, secouristes, superviseurs, etc.);
  • la procédure à suivre en cas d’accident ou si une situation à risque ou dangereuse se présente;
  • les emplacements et les modalités d’utilisation des équipements d’urgence (trousse des premiers soins, extincteurs, douche oculaire, etc.);
  • les équipements de protection individuelle requis, leur utilisation, leur entreposage et nettoyage, s’il y a lieu;
  • les formations à venir (SIMDUT, conduite du chariot élévateur, etc.);
  • les risques particulier au travail à effectuer et à l’environnement de travail (manutention de charges, bruit, voies de circulation, produits chimiques, etc.);
  • présentation du plan d’action en prévention, etc.
Idéalement, l’accueil du nouveau travailleur devrait se dérouler dans les premiers jours suivant l’embauche. Plus ce processus se fera tôt, plus le nouvel employé aura l’impression que la santé et la sécurité au travail est primordiale pour l’employeur. Il sentira en outre qu’il est pris au sérieux et que son travail au sein de l’entreprise est important.
Sources: Service de la statistique de la CSST.
ADP Canada est le chef de file canadien des services aux employeurs, aidant plus de 50 000 clients à augmenter leur productivité, à se conformer aux règlements, à améliorer le maintien de leur effectif et à maîtriser leurs coûts. La gamme complète des produits et services d'impartition traditionnels et sur Internet offerts par ADP Canada comprend la gestion de la paie, des ressources humaines, des heures et des présences, ainsi que des services de santé et sécurité au travail, de consultation et d'impartition complets. ADP gère la paie d’un Canadien sur cinq.